La contratación pública es un servicio esencial en todos los organismos públicos, encargado de adquirir los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. Además, en los estados miembros de la Unión Europea, este proceso representa aproximadamente el 14% del PIB.
Se realiza a través de un procedimiento complejo, intensivo en datos y respaldado jurídicamente por directivas de la Unión Europea y sus correspondientes al ordenamiento jurídico nacional en cada uno de los estados miembros.
La gestión de estos expedientes de contratación y el uso de los datos previos y resultantes de la ejecución de los contratos es un desafío considerable debido a la complejidad. Además del volumen y variedad de los datos que son generados por agentes sin una organización jerárquica única para terminar formando parte de expedientes no estandarizados.
El primer paso lógico para mejorar este servicio es la digitalización integral de todas las fases del proceso de contratación (planificación, preparación, licitación, ejecución y evaluación).
Sin embargo, las directivas de la Comisión Europea de 2014 solo exigieron la digitalización de la fase de licitación (publicación y adjudicación de ofertas y contratos), con el objetivo de fomentar el acceso universal de los proveedores europeos al mercado del sector público en formato digital.
Con el tiempo, se ha evidenciado que la falta de digitalización del resto de las fases impide conocer en tiempo y forma hechos fundamentales del proceso de contratación, necesarios para diseñar, ejecutar y ajustar las políticas públicas relacionadas con medioambiente, innovación, inclusión social y participación de las pymes.
Problemas de los métodos tradicionales en la gestión de contratos
Errores y confusión en la documentación
Un expediente de contratación sin organizar y en formato papel genera dificultades adicionales durante su tramitación por falta de concierto entre los agentes implicados. Después de su tramitación y archivo en papel, un expediente de contratación se vuelve opaco y dificulta la extracción de información accionable, haciendo prácticamente imposible la gestión del conocimiento por la falta de rigor en su gestión y registro. Este problema se agrava con el volumen de expedientes en un organismo público.
Retrasos en la aprobación
Los plazos de aprobación de los expedientes son un problema recurrente. Las causas potenciales son:
- Preparación del expediente: En esta fase se diseña la estrategia del expediente de contratación. En contratos con mucha incertidumbre, utilizar herramientas que agilicen el diseño y la inteligencia colectiva puede ser una solución.
- Tramitación del expediente: Una vez iniciado el expediente, tener un gestor como PLYCA SaaS favorece la tramitación ágil, ya que todos los agentes acceden a la misma información y estado del expediente.
Cómo realizar la digitalización integral en la gestión de contratos
Para la digitalización integral de todas las fases del proceso, Nexus IT ha desarrollado PLYCA SaaS, un producto asequible y fácil de implementar que automatiza la gestión y el registro digital de todos los documentos, trámites y notificaciones de un expediente de contratación.
Este producto en la nube permite a cualquier organismo público implementar una digitalización integral siguiendo el método canónico de la digitalización:
- Ontología: Describe los conceptos y hechos específicos del proceso de contratación pública.
- Modelo Entidad-Relación: Materializa los fundamentos de la ontología en una base de datos relacional.
- Documentos tipificados: Se construyen a través de plantillas y datos depurados.
- Expedientes: Agrupan los documentos, trámites, notificaciones y cualquier hecho relevante del proceso de contratación.
Esto permite a PLYCA SaaS ofrecer un servicio de contratación con las siguientes características fundamentales:
- Orden: Los expedientes y sus fases están perfectamente identificados y registrados, así como todas las actuaciones, con tiempo e identificación de los agentes involucrados.
- Control: Cualquier expediente tiene un estado actual y una trazabilidad exhaustiva que indica sus siguientes pasos.
- Concierto: Todos los agentes autorizados conocen y acceden al estado actual y a la historia de todos los expedientes.
- Datos: De calidad, conectados y continuos, que permiten a los organismos públicos y a sus agentes adoptar variaciones en los elementos utilizados en la productividad del servicio: personas, procedimientos y tecnología.
Ventajas de la automatización en la gestión de contratos
Reducción de tiempos y errores
La digitalización integral no reduce los tiempos de tramitación, pero acorta significativamente los tiempos de coordinación entre agentes en las distintas tareas y fases del expediente. Las estadísticas en tiempo real de expedientes y presupuesto ofrecen una visión general que permite a los agentes actuar en consecuencia.
Mejora de la eficiencia
La eficiencia se eleva a través de la planificación de las tareas de cada agente, evitando redundancias y pérdidas de tiempo. El sistema informa de temas y tareas pendientes, ofreciendo cuadros de mando globales del presupuesto y estadísticas de cada expediente.
Capacidad de rastreo del estado de cada contrato
Con Plyca SaaS, cada paso del ciclo de vida del contrato queda registrado de manera digital y centralizada, lo que permite un seguimiento exhaustivo del estado de cada expediente. La plataforma ofrece trazabilidad completa, permitiendo saber en tiempo real qué documentos han sido aprobados, cuáles están pendientes y qué plazos se deben cumplir a continuación.
Esta capacidad de rastreo evita que cualquier expediente quede en el limbo, mejora la eficiencia del proceso y permite a los organismos públicos responder con agilidad ante cualquier retraso o imprevisto.
Fases de la contratación pública que automatiza Plyca SaaS
Preparación y planificación del contrato
La plataforma ayuda a prever y detectar cuellos de botella que podrían surgir en la fase de tramitación, como la falta de documentación o la intervención de múltiples agentes. Además, ofrece la posibilidad de diseñar estrategias de contratación que optimicen recursos y alineen las decisiones con los objetivos públicos, como la inclusión de PYMES o el cumplimiento de normativas medioambientales.
Con esta información, los gestores tienen una visión integral y anticipada de todo el proceso, lo que permite planificar con más precisión y ejecutar de forma más eficiente.
Gestión documental
Plyca SaaS permite automatizar la creación, almacenamiento y distribución de los documentos clave, desde la planificación hasta la ejecución. Los documentos se generan a partir de plantillas estandarizadas, asegurando que todos los trámites sigan un formato homogéneo y cumplan con los requisitos legales y normativos.
Además, el sistema organiza y traza cada documento a lo largo del proceso, garantizando que ningún papel se pierda o quede incompleto.
Licitación electrónica
El sistema automatiza la publicación de las licitaciones en el perfil del contratante y permite realizar todo el proceso de licitación de manera digital, eliminando la necesidad de procedimientos en papel y reduciendo errores administrativos. Las instituciones pueden optar por realizar la licitación directamente dentro de la plataforma o utilizar una plataforma externa, dependiendo de sus preferencias.
Seguimiento de la ejecución del contrato
Tras la adjudicación del contrato, Plyca SaaS permite un seguimiento exhaustivo de la ejecución. Desde el cumplimiento de las condiciones hasta la gestión de prórrogas o la inclusión de modificaciones contractuales, la plataforma mantiene un registro detallado y accesible para todos los agentes involucrados. Esta trazabilidad asegura que el contrato se ejecute de acuerdo a lo planeado, con ajustes en tiempo real si surgen imprevistos.
Además, Plyca SaaS genera datos continuos que pueden utilizarse en evaluaciones posteriores para mejorar la planificación y gestión de futuros contratos.
Generación de informes y análisis de datos
Todos los datos producidos en todas las fases y expedientes pueden ser gestionados y explotados con herramientas más o menos sofisticadas, según el volumen de contratación de cada organismo. Esta producción de datos y la información accionable derivada son fundamentales para la toma de decisiones en ejercicios futuros y para los decisores de políticas públicas.
Conclusiones
La digitalización integral de todas las fases de la contratación es fundamental para mejorar este servicio. PLYCA SaaS es una solución fácil y asequible para que cualquier organismo implemente esta digitalización integral, aumentando sus capacidades para solucionar los problemas actuales de la contratación pública, como la falta de transparencia, la incapacidad de ejecutar el presupuesto, la ineficiencia y demora en los plazos, la jubilación del talento en los próximos cinco años y las formas subóptimas de toma de decisiones colectivas.