Contratación pública: Una narrativa actualizada en el contexto actual
Una definición de la contratación pública
El servicio de contratación pública es el proceso mediante el cual las entidades del sector público adquieren obras, suministros y servicios de proveedores externos. Este proceso se lleva a cabo de manera transparente y competitiva para asegurar que los recursos públicos se utilicen de la manera más eficiente y efectiva posible.
El proceso de la contratación pública consta de varias fases: la planificación, la preparación, la licitación y adjudicación, la ejecución y la evaluación del contrato. Y se regula por leyes y normativas nacionales y europeas que garantizan los principios de transparencia, concurrencia e igualdad de trato, para conseguir el cumplimiento de los objetivos públicos.
Anatomía, fases y componentes principales
Este servicio se nutre en su actividad de tres elementos fundamentales: procedimientos, personas y tecnología y puede ser representado con la siguiente imagen:
Fuente: Elaboración propia
Situación actual de los tres componentes fundamentales
Los tres elementos considerados muestran las siguientes carencias o problemas:
PROCEDIMIENTO
Resumen del documento “Contratación pública en la UE” 2011-2021 – Tribunal de Cuentas (dic 2023)
- La contratación pública en la UE representa aproximadamente 2 billones de euros anuales, el 14% del PIB de la UE.
- La reforma de 2014 buscaba flexibilizar la contratación, favorecer el acceso de las pymes y promover un uso más estratégico de la contratación pública.
- La auditoría evaluó el nivel de competencia en las contrataciones públicas de la UE durante un período de diez años.
- Se desarrolló un cuadro de indicadores interactivo para analizar los datos de contratación pública.
- La auditoría concluyó que el nivel de competencia en los contratos públicos ha disminuido en los últimos diez años.
- Se observó un aumento de procedimientos con una única oferta, elevadas adjudicaciones directas y pocos contratos transfronterizos.
- La reforma de 2014 no ha tenido un efecto demostrable en alcanzar varios de sus objetivos.
- Se identificó la necesidad de que la Comisión mejore la supervisión de la contratación pública.
- Se insta a la Comisión a aclarar objetivos, mejorar la recopilación de datos, perfeccionar los instrumentos de supervisión y analizar las causas de la falta de competencia.
https://www.eca.europa.eu/ECAPublications/SR-2023-28/SR-2023-28_ES.pdf
PERSONAS
- En los próximos diez años muchos funcionarios se van a jubilar.
- Se perderá conocimiento tácito y explícito de contratación .
- Hay una dirección apuntada: Utilizar la IA-GEN para aumentar la productividad marginal de los agentes de contratación.
- Se está desarrollando el Marco de Competencias de Contratación Pública: dotar de competencias (¿y habilidades?) que empoderen a las incorporaciones de funcionarios…(¿con IA-GEN – Gestión del conocimiento?).
- La tecnología ha pasado a ser una competencia/habilidad de primer orden que tiene que ser incorporada de forma intensiva en la cultura y la preparación de todos los agentes de la contratación.
TECNOLOGÍA
- Digitalización y Datificación son las tendencias fundamentales, pero sobre todo en los órganos de contratación más pequeños esta evolución necesaria no se ha producido.
- El proceso de digitalización es ahora asequible y sencillo, pero no se está llevando a cabo de forma que se obtengan datos útiles. Sistemas de Registro-Gestión como PLYCA-SAAS fomentan los principios de ORDEN, CONTROL Y CONCIERTO.
- Si no se digitaliza de forma adecuada, no se puede avanzar hacia la datificación. Desde la DIGITALIZACIÓN (datos continuos, de calidad y conectados) se pasará a la DATIFICACIÓN (Gestión y utilización de los datos para aumentar la experiencia y productividad en la toma de decisiones).
- Los datos propios y su gestión nos permitirían avanzar en el siguiente paso de productividad en el proceso de contratación: La inteligencia artificial generativa y sus AGENTES (específicos de contratación) que realizarán tareas supervisadas por los agentes humanos para aumentar su productividad (capacitación de expertos).
- La IA-Gen permitirá implantar sistemas de Gestión del conocimiento para subir de forma generalizada la capacitación y las habilidades de los agentes.
- Sin digitalización no hay datos continuos conectados y de calidad, y sin datos no hay Inteligencia Artificial.
SITUACIÓN IDEAL DE LOS TRES COMPONENTES FUNDAMENTALES
PERSONAS
- Conseguir que los agentes de la contratación tengan un dominio de las competencias y las habilidades que necesitan para alcanzar los objetivos propuestos para el servicio que gestionan.
TECNOLOGÍA
- Adoptar la mejor tecnología en cada caso con una gestión del aprendizaje, el cambio y el comportamiento que nos haga alcanzar los beneficios de una contratación que surte de bienes y servicios a los departamentos y ciudadanos a los que sirve.
PROCEDIMIENTO
- Reformar el procedimiento (por parte de las instituciones responsables) con los datos reales (proporcionados por todos los organismos públicos) para definir y ejecutar las distintas políticas públicas que en cada caso se diseñen.
PROCESO DE TRANSICIÓN
Si hemos identificado nuestro ESTADO ACTUAL y cuáles son las opciones que entendemos que podemos alcanzar, la brecha a partir de este punto estará en el proceso de transición necesario.
Para ello una posible secuencia de actividades podría ser la siguiente:
- Generar un taller de alineamiento
- Un mapeo de los cambios posibles y deseables.
- Los cambios fundamentales potenciales
- Digitalización
- Profesionalización
- Datificación : utilizar los datos para apoyar la toma de decisiones (predicción) y reformar el juicio en el diseño de las palancas empleadas en las decisiones (que se compra, a quien se compra, como se compra, por cuanto se compra, y cuando se compra)
- Habilidades técnicas relacionadas directamente con las tecnologías empleadas en cada órgano de contratación para empoderar el desempeño de los agentes, siempre con una constante predisposición al aprendizaje y al cambio.
- Adopción de nuevas tecnologías en aquellas tareas en las que se demuestre que la tecnología mejora y empodera el desempeño humano.
- Una relación de objetivos y Resultados clave de los agentes, con aproximaciones de costes y beneficios asociados
- Establecer un alineamiento de los agentes a través de la participación y la comunicación
- Decisiones colectivas: cambios posible y deseables o continuidad
En esta imagen se propone un “lienzo” para materializar esta narrativa de forma personalizada en cada organismo.
Mis reflexiones
- Hay una probabilidad MUY alta de que cualquier cambio en la contratación pública tendrá una base digital (datos de calidad, continuos y conectados). Y todos los organismos pasarán por una fase de DIGITALIZACIÓN y de DATIFICACIÓN.
- El quid de la cuestión no es la DIGITALIZACIÓN, sino gestionar los datos, aplicarles el conocimiento de los agentes y utilizar la INFORMACIÓN RESULTANTE en mejorar los resultados de la contratación (DATIFICACIÓN).
- Actualmente la digitalización integral (todas las fases) no es obligatoria. Esto impide el progreso de la contratación pública basada en datos (políticas y decisiones).
- La evolución del contexto es constante, y la adopción y el cambio son ineludibles. Hay que observar la evolución de los tres elementos considerados (procedimientos, personas y tecnología) y sus derivadas: flujo de procesos, competencias profesionales, adopción de tecnologías.
- La IA es una tecnología de ámbito general que probablemente afecte a todas las actividades humanas, y provocará un contexto diferente, con ¿reglas diferentes? Pero en sectores específicos se requieren soluciones específicas.
- Es conveniente entender la IA (alfabetización) para entenderla LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL y utilizarla adecuadamente.
- La perspectiva individual del uso de la IA es la que podemos tomar HOY (es la hoja de cálculo de los años 90).
- El resto de las perspectivas (institucional, organismos…) son de momento tierra desconocida…porque requieren más CONOCIMIENTO, EXPERIENCIAS Y COORDINACIÓN.