El cumplimiento normativo o compliance en el ámbito de la contratación pública se refiere a la adhesión y respeto de los principios, normas y regulaciones que rigen los procesos de contratación por parte de las entidades públicas.
Por qué es vital el cumplimiento normativo en la contratación pública
Garantiza transparencia y responsabilidad en la administración pública
El cumplimiento normativo (compliance) en la contratación pública es de vital importancia porque el proceso de contratación y sus principios fundamentales trasparencia, concurrencia, e igualdad de trato tiene que aportar de forma automática la garantía de integridad y trasparencia del proceso, de forma que se eviten y puedan en su caso ser detectadas situaciones de corrupción, fraude o conflictos de intereses.
Además, la compliance debe promover la eficiencia del gasto de forma que responda a necesidades reales y su adjudicación esté basada en criterios de selección y adjudicación conocidos y de sentido común.
El cumplimiento normativo favorece la competencia y la concurrencia y refuerza la confianza de los ciudadanos en sus instituciones y sus contribuciones vía impuestos.
Relación entre cumplimiento normativo y la reducción de riesgos legales
Uno de los aspectos más significativos del cumplimiento normativo es la incidencia que tiene en la disminución de la litigiosidad en las contrataciones públicas, y el que puede tener en el aumento de la concurrencia.
Factores que dificultan el cumplimiento normativo
Cambios constantes en la normativa
Los cambios constantes en las normas jurídicas que soportan la contratación pública y la falta de adecuación de las competencias correspondientes en los agentes que gestionan este servicio hacen que la compliance sea un reto, que en algunos casos provoca ineficiencias graves en el normal desempeño del servicio de contratación.
Falta de recursos y herramientas
Para el cumplimiento normativo hay dos enfoques en las soluciones y herramientas aportadas.
– Previsión del incumplimiento. El ejemplo en ese apartado en la presentación de la declaración de conflicto de intereses.
– Detección del incumplimiento. El ejemplo en este caso es el de “banderas rojas”. Son un conjunto de datos (no excesivos) cuyo análisis puede prevenir situaciones de fraude y corrupción.
En ambos casos, sobre todo en el segundo, se requieren datos de calidad, por lo que la digitalización integral de todas las fases de la contratación es el elemento básico y fundamental para avanzar en el cumplimiento normativo del servicio de contratación
Otros factores de suma importancia para tener en cuenta son: la profesionalización de los agentes (aprendizaje continuo de las normas y sus variaciones), el establecimiento de códigos éticos en funcionarios y licitadores, contar con órganos de control externos e internos que velen de forma proactiva por estos cumplimientos normativos, e implementar sistemas de gestión de riesgos en la contratación pública.
Los avances en inteligencia artificial generativa y sus aplicaciones a la gestión de conocimiento pueden ayudar en un futuro muy cercano a que el cumplimiento normativo, al menos en los que se refiere al conocimiento accionable en la gestión de contratos, esté disponible e incluso sea utilizado de forma preventiva por los sistemas de información que digitalizan la gestión de los expedientes de contratación.
Estrategias para el cumplimiento normativo en la gestión de contratos
Automatización de procesos
La digitalización integral de las fases de contratación y su gestión automatizada permite obtener datos útiles para garantizar el cumplimiento normativo o, en su caso, detectar las infracciones de este precepto.
Formación continua en actualizaciones normativas
Las continuas actualizaciones y cambios de la normativa hace que sea muy complicado el seguimiento proactivo del cumplimiento normativo en el momento de las tramitaciones de expedientes, más allá de las exigencias de certificaciones en conflicto de intereses y las certificaciones de conductas éticas de las organizaciones que licitan.
Asegurar una documentación precisa
La documentación y los datos de calidad aportan los elementos necesarios para el control del cumplimiento normativo, pero hay que hacer el esfuerzo de la digitalización integral del proceso de contratación y la gestión de los datos.
Uso de tecnologías para seguimiento de normativas
La inteligencia artificial generativa, que de momento se mantiene al margen en los productos de la gestión de la contratación pública, puede intervenir en procesos de gestión del conocimiento de forma colateral para garantizar que la normativa vigente es conocida y está disponible en los mementos específicos de la tramitación de los expedientes o en el análisis y control de la contratación, generando resúmenes y análisis de los documentos del expediente para identificar aspectos clave en la supervisión del compliance legal.
Auditorías periódicas de procesos
Con los datos y los documentos y expedientes en formato digital, las auditorias de los contratos pueden hacerse rutinarias y sobre todo asequibles.
Cómo Plyca SaaS ayudar a garantizar el cumplimiento normativo
Cumplimiento de normativas legales
La plataforma realiza el control de las validaciones más importantes en la coherencia de la información que define los procesos de contratación, así como los trámites preceptivos para el cumplimiento de los procedimientos legales establecidos.
Automatización del cumplimiento normativo
El cálculo de la valoración de propuestas de adjudicación basadas en fórmulas automatizadas, la notificación de terceros basada en información previamente auditada, el control automático de plazos y vencimientos, son, entre otras muchas, algunas de las características que automatizan procesos ligados íntimamente al cumplimiento normativo.
Control y seguimiento de la documentación
Basado en circuitos de tramitación configurables y el establecimiento de trámites preceptivos para el impulso del expediente, junto con la auditoría y cuaderno de bitácora del expediente electrónico, garantizan el control y seguimiento auditable de la contratación.
Informes y auditorías
Todos los datos y metadatos relevantes de la actividad de la contratación, son explotables a través de las herramientas de las que dispone la plataforma (cuadros de mando, informes y estadística preconfiguradas, informes ad-hoc, alertas y calendarios de tramitación, etc.)
Capacitación y soporte continuo
La plataforma cuenta con un completo sistema de ayuda y formación en línea que dispone de los contenidos (a varios niveles: ayuda, casos prácticos, normativa, notas internas de uso) que se mejoran periódicamente con la experiencia en el uso de otros usuarios y que conforman un ecosistema de información y capacitación continua de los agentes de la contratación, vital para la profesionalización de estos.
Conclusiones
El cumplimiento normativo es esencial para garantizar la transparencia, la eficiencia y la integridad en la contratación pública. Sin un seguimiento adecuado, los riesgos de fraude, corrupción y errores en la adjudicación aumentan, lo que compromete la confianza en las instituciones.
La digitalización integral, automatización de procesos y uso de tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial son fundamentales para garantizar un cumplimiento normativo riguroso y proactivo.
En ese contexto, el uso de herramientas como Plyca SaaS permiten a las entidades públicas gestionar eficazmente los contratos, automatizar tareas críticas y mantener una documentación precisa.
La capacidad de Plyca para auditar, controlar y generar informes asegura que las entidades puedan adaptarse a los cambios normativos y minimizar riesgos legales, mejorando así el rendimiento y la transparencia en sus procesos de contratación.