Digitalización de la contratación pública: Acelera la transformación de tu institución

Hoy en día en que la digitalización ha llegado a todos los sectores de la economía y la sociedad, la contratación pública no podía quedar exenta. Es más, dada la situación, la digitalización de la contratación pública es una prioridad.

En este sentido, es importante enfocar el proceso como un cambio clave para agilizar procesos, mejorar la transparencia y optimizar recursos. Y ojo, no hablamos sólo de adoptar nuevas tecnologías, sino de reestructurar procesos.

Dicho esto, a continuación, veremos cómo la digitalización se abre paso en la contratación de la Administración Pública y qué beneficios y retos plantea este camino.

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Cómo la digitalización está transformando los procesos en la Administración Pública

En primer lugar, debemos ser conscientes de que la digitalización y transformación digital no es algo a futuro, es algo que atañe al presente. Y que no solo pretende modernizar estos organismos, sino también redefinir procesos.

Así, la introducción de herramientas digitales ha logrado:

Agilizar los procesos administrativos. Se han dejado atrás las tareas manuales relacionadas y con ello se han reducido los tiempos de gestión
Mejorar la seguridad y trazabilidad. Ha aumentado el control sobre la documentación y existe un menor riesgo de manipulación.
Facilitar la participación de empresas. La digitalización de procesos ha permitido que más empresas accedan a licitaciones, sobre todo pequeñas y medianas.

Ventajas de adoptar procesos digitales en la contratación pública

Como podemos imaginar, todo lo anterior se traduce en claras ventajas tanto para los organismos públicos como para las empresas que desean acceder a la contratación pública en España.

Estas son algunas de ellas:

Ahorro. La automatización de ciertas tareas manuales y procesos ahorra tiempo a los trabajadores. Por otro lado, el menor uso de papel supone un ahorro económico a la administración.
Accesibilidad. Otro de los beneficios de la digitalización es que los procesos son más accesibles y cualquier operación que se lleve a cabo es más transparente. Lo cual, lleva a un menor riesgo de irregularidades.
Innovación. Si la transformación digital de la Administración Pública se realiza correctamente, se integrarán soluciones innovadoras que hagan el trabajo mucho más eficiente y fácil.
Participación ciudadana. Otra de las ventajas de la digitalización es que la Administración Pública se vuelve más transparente. Cualquier persona puede consultar los procesos de contratación.

Qué beneficios ofrece la digitalización en la contratación pública

Si antes hablábamos de ventajas más generales, ahora es momento de mencionar temas más específicos sobre la modernización de la Administración Pública.

Y es que la digitalización de la Administración Pública garantiza que cada fase del proceso de contratación sea más ágil y que un mayor número de empresas puedan acceder a dichos contratos.

Reducción de tiempos y costes en cada fase

El uso de plataformas digitales para la publicación de licitaciones favorece que estas lleguen a más empresas de forma casi inmediata.

Además, la administración, a través de los sistemas automatizados, podrá revisar propuestas de manera eficiente, identificando rápidamente las que cumplen con los requisitos establecidos.

Todo ello tiene una clara ventaja: los contratos se adjudican en menos tiempo, y las administraciones pueden hacer un seguimiento preciso del cumplimiento.

Mayor transparencia y accesibilidad en los procesos

Si pensamos en el impacto de la digitalización de procesos en este contexto, podemos decir que tanto la transparencia como la accesibilidad están garantizadas.

Así, por un lado, esta modernización asegura que toda la documentación y los registros estén disponibles en tiempo real. Y que se elimine cualquier barrera de acceso a las licitaciones.

Finalmente, hablamos de mecanismos que fortalecen la confianza en la contratación pública y promueve la rendición de cuentas.

Fases de la contratación pública mejoradas con la digitalización

Tras conocer los beneficios de la digitalización de la Administración Pública, es momento de entender cómo pueden mejorarse cada una de las fases de la contratación a través de la transformación digital.

De este modo, hablaremos de mejoras en las fases de identificación, planificación, licitación, adjudicación y supervisión de la ejecución del contrato.

Optimización desde la identificación hasta la planificación

La identificación de necesidades y la planificación de los contratos responden a las primeras fases de cualquier proceso de contratación pública en España.

Ahora bien, ¿cómo se han visto mejoradas gracias a la digitalización?

Análisis predictivo de datos. A través de sistemas basados en inteligencia artificial, ahora es posible analizar grandes volúmenes de datos para identificar patrones y prever necesidades futuras.
Centralización de información. Debido al uso de plataformas digitales, es más sencillo recopilar y almacenar toda la documentación, así como facilitar el acceso y evitar duplicidades.
Transparencia en la planificación. Mediante la digitalización de procesos, las administraciones pueden compartir planes de contratación con antelación, fomentando la participación de empresas y garantizando la igualdad de oportunidades.

Agilización de la licitación y adjudicación electrónica

Respecto a las fases de licitación y adjudicación, podemos decir que son, sin duda, las más beneficiadas por la digitalización de procesos de contratación pública.

La incorporación de plataformas electrónicas ha mejorado notablemente estas etapas, permitiendo:

Simplificación de la publicación de licitaciones. Ahora las convocatorias son publicadas en tiempo real a través de portales específicos. Y las empresas interesadas pueden acceder a los documentos necesarios y resolver dudas en ellos, eliminando barreras de comunicación.
Recepción y evaluación digital de ofertas. Con la modernización de las administraciones públicas se ha eliminado el uso de documentos físicos, permitiendo que las ofertas se reciban, registren y analicen de forma automática. Esto también reduce los errores humanos.
Transparencia en la adjudicación. Otra mejora de esta fase es el poder publicar los resultados de la adjudicación de manera clara y accesible. Esto fomenta la confianza de todos y garantiza la trazabilidad del proceso.

Supervisión de la ejecución y seguimiento de contratos

Una vez adjudicado un contrato, llegamos a la última fase: el seguimiento de su ejecución. Esta es clave para asegurar que los servicios o bienes cumplen con los estándares establecidos.

Aquí la digitalización en la contratación pública ha mejorado:

Monitoreo en tiempo real. Las herramientas digitales permiten a las administraciones realizar un seguimiento continuo del progreso de los contratos, identificando retrasos o incumplimientos de manera inmediata.
Gestión eficiente de documentación. Toda la documentación relativa a la ejecución del contrato, como reportes de progreso y comprobantes de entrega, se almacena en un sistema centralizado.
Evaluación de desempeño. Con el uso de tecnologías avanzadas, las instituciones pueden evaluar el desempeño de las empresas contratadas, generando métricas que servirán para futuros procesos de contratación.

Desafíos comunes implementando la digitalización

A pesar de que, como hemos visto, existen múltiples beneficios respecto a la digitalización de la contratación pública del estado, su implementación presenta una serie de retos.

Estos pueden ralentizar o complicar la transición hacia sistemas digitales. Por ello, conocerlos y saber identificarlos es fundamental.

Resistencia al cambio y adaptación del equipo

Uno de los mayores retos en la digitalización de procesos es la resistencia al cambio dentro de las instituciones.

Este problema surge, en gran medida, debido a la naturaleza burocrática de las Administraciones Públicas y a la falta de familiaridad con las nuevas tecnologías.

En este sentido, algunos de los aspectos clave a los que hay que prestar especial atención son:

Falta de habilidades digitales. Es fundamental implementar programas de formación continua para que los equipos puedan adaptarse rápidamente a los cambios tecnológicos.
Miedo a la pérdida de control. La transición a sistemas automatizados puede percibirse como una amenaza, especialmente entre los empleados acostumbrados a métodos tradicionales.
Cambio cultural. La digitalización requiere un cambio en la mentalidad organizativa, promoviendo una cultura de innovación, flexibilidad y apertura a nuevas formas de trabajo.

Asegurar el cumplimiento normativo y las regulaciones

Otro reto importante al implementar la digitalización en la contratación pública es garantizar que los nuevos sistemas cumplan con las estrictas normativas que regulan los procesos de contratación.

De este modo, es importante hacer hincapié en:

Conformidad con la legislación vigente. Las plataformas de contratación pública electrónica deben diseñarse para garantizar que todos los procesos se realicen de acuerdo con la ley.
Seguridad y privacidad de los datos. Lo ideal es implementar medidas avanzadas de ciberseguridad, como encriptación, autenticación multifactor y auditorías regulares.
Adaptación a nuevas regulaciones. Dado que la normativa cambia constantemente, las instituciones deben estar preparadas para ajustar sus sistemas y procesos en función de estas actualizaciones.

Plyca SaaS como apoyo a la digitalización interna

Hablar de transformación digital en la contratación pública es hablar de herramientas diseñadas para tal fin. Plyca Saas es una de ellas. Su enfoque se basa en simplificar procesos y garantizar transparencia, seguridad y cumplimiento normativo.

Y una de sus grandes ventajas es que puede adaptarse a las necesidades específicas de cada entidad pública. Veamos qué podemos esperar de este software.

Automatización de cada etapa del proceso

Una de las principales ventajas de Plyca SaaS es la capacidad de automatizar todas las fases de la contratación, desde la planificación hasta la ejecución.

Esto no solo agiliza los trámites, sino que también reduce los errores humanos y aumenta la productividad.

Así, por ejemplo, automatiza la creación de expedientes electrónicos, garantizando que toda la documentación cumpla con los estándares legales.

También evalúa ofertas de forma eficiente. Y permite el seguimiento continuo de los hitos establecidos, enviando alertas ante posibles desviaciones.

Centralización de la documentación

Plyca SaaS también permite manejar documentos en un entorno digital. Gracias a ello se asegura la transparencia y trazabilidad de los procesos de contratación.

Además, cabe añadir que toda la información y documentación relacionada con los contratos se almacena en un espacio único, accesible desde cualquier lugar y dispositivo.

Y que permite configurar permisos específicos para garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a determinados documentos, reforzando la confidencialidad.

Análisis de datos y reporting en tiempo real

Por otro lado, Plyca SaaS permite a las instituciones visualizar métricas clave en tiempo real, como tiempos de respuesta, costes asociados y cumplimiento de plazos.

Igualmente, recopila datos continuos y conectados que permiten evaluar la eficiencia de los contratos y detectar áreas de mejora en futuras licitaciones.

Por último, cabe destacar que Plyca SaaS ofrece acompañamiento y formación para garantizar el éxito de la digitalización y transformación digital de la contratación pública.

Ofrece un equipo de apoyo, que incluye consultores expertos para guiar en la implementación y resolución de problemas.

Y proporciona formación para que los equipos internos se familiaricen con la plataforma, maximizando su uso y efectividad.

Cómo implementar una solución digital en tu institución

Si formas parte de un organismo público y estás convencido de la importancia de la digitalización de procesos en la contratación pública, es momento de pensar en su implementación.

Para ello, te recomendamos dar los siguientes pasos:

Evaluación de necesidades

El primer paso para la digitalización de la contratación pública es entender las necesidades específicas de tu institución.

Este análisis inicial asegura que la solución elegida se adapte perfectamente a los requerimientos operativos y normativos.

En relación a ello:

Identifica qué etapas del proceso de contratación son más lentas o presentan mayor margen de error.
Analiza los puntos críticos en la gestión documental, la transparencia y la colaboración entre departamentos.
Evalúa si hay redundancias o ineficiencias que podrían solucionarse con la digitalización.
Considera las normativas específicas que rigen la contratación pública en tu jurisdicción, como la LCSP 9/2017, para garantizar el cumplimiento.
Establece metas claras, como reducir tiempos de licitación, mejorar la transparencia o centralizar la documentación.
Prioriza objetivos estratégicos que puedan medirse y evaluarse durante y después de la implementación.

Elección de la plataforma adecuada

A continuación deberás elegir una herramienta digital alineada con las necesidades de tu organismo público.

Para ello, te recomendamos:

Opta por una plataforma modular como Plyca SaaS, que pueda adaptarse a las particularidades de tu entidad y crecer con sus necesidades.
Asegúrate de que la herramienta permita gestionar todas las etapas de la contratación, desde la planificación hasta la ejecución
La plataforma debe cumplir con las regulaciones vigentes, como las exigencias del ENI y el ENS, garantizando seguridad jurídica y estándares de calidad.
El sistema debe ser intuitivo, con una interfaz que facilite su adopción tanto por expertos como por usuarios con menos experiencia tecnológica.
Busca funcionalidades como automatización de procesos, análisis de datos en tiempo real, integración con otros sistemas y soporte en la nube para garantizar accesibilidad desde cualquier ubicación.
Asegúrate de que el proveedor ofrezca acompañamiento continuo, tanto en la configuración inicial como en el mantenimiento y actualizaciones.

Formación continua del equipo

El último punto importante para la digitalización de procesos de contratación pública es preparar al equipo que estará a cargo de los procesos digitales.

¿Cómo lo puedes hacer?

Proporciona talleres prácticos y sesiones de formación sobre el uso de la herramienta digital, adaptados a los diferentes roles dentro de la institución.
Asegúrate de que todos los usuarios comprendan las funcionalidades clave y cómo aplicarlas a sus responsabilidades diarias.
Establece un canal directo de comunicación con el proveedor, como el ofrecido por Plyca SaaS, para resolver dudas o problemas en tiempo real.
Designa a un consultor interno o externo que actúe como enlace entre la institución y el equipo técnico del proveedor.
Realiza evaluaciones periódicas para identificar nuevas necesidades de formación y oportunidades de mejora.
Celebra los avances logrados gracias a la digitalización de procesos, incentivando a los equipos que se adapten y adopten las nuevas herramientas con éxito.

Conclusiones

La digitalización de la Administración Pública ya es una realidad. Cada día son más los organismos que se suman a ella y disfrutan de sus ventajas.

Es por ello que, si aún no lo has hecho, te animamos a que des el paso. Eso sí, no te olvides de elegir la herramienta adecuada para tu institución.

Esta, además de facilitar su implementación y mejorar cada una de las fases del proceso de contratación pública, te ayudará a abordar con facilidad los retos que esta situación presenta.

En este sentido, te invitamos a probar Plyca SaaS y estaremos encantados de responder a todas las dudas que te surjan por el camino. Ponte en contacto con nosotros y te daremos más información.