Cómo adaptarse al cambio generacional en contratación pública

El cambio generacional en las administraciones públicas es una realidad que no sólo plantea dificultades, sino también grandes oportunidades para modernizar y fortalecer los procesos de contratación pública.

En los próximos años, se prevé una jubilación masiva del personal laboral. Esto se traduce en una gran ocasión para pensar en renovarse, atraer talento joven y garantizar el buen funcionamiento de los contratos públicos.

A continuación, veremos algunas de las estrategias clave que ya hay sobre la mesa para adaptarse a esta transición generacional.

El cambio generacional como oportunidad para modernizar

Como decíamos, la renovación generacional en las administraciones públicas no debe percibirse como un problema, sino como una oportunidad.

Es más, la jubilación en la administración pública puede generar vacíos temporales en la experiencia y el conocimiento, pero también abre la puerta a incorporar nuevas ideas, habilidades digitales y enfoques modernos para la contratación pública.

Sea como sea, está prevista una modernización de la administración pública. Algo que será clave para garantizar que los organismos públicos sigan siendo relevantes y efectivos.

En este sentido, incorporar nuevas generaciones con competencias digitales avanzadas permite implementar herramientas tecnológicas que optimizan los procesos, reducen errores y aumentan la transparencia en la contratación.

Atracción de talento joven para fortalecer la administración

La atracción de talento joven es esencial para el relevo generacional en la administración pública.

Sin embargo, este sector enfrenta varios retos en comparación con el privado: procesos de admisión lentos, percepciones negativas sobre la burocracia y falta de flexibilidad laboral.

Para superar estas barreras, las administraciones públicas deben adoptar estrategias innovadoras, como:

Programas de colaboración con universidades: Hablamos de crear alianzas con instituciones académicas para identificar y captar a estudiantes con alto potencial interesados en carreras públicas.
Mejorar la imagen pública de la administración: Es decir, mostrar las ventajas de trabajar en este sector, como la estabilidad laboral, la posibilidad de contribuir al bien común y la diversidad de roles.
Flexibilidad y desarrollo profesional: Esto implica implementar políticas que permitan horarios flexibles, teletrabajo y oportunidades claras de crecimiento profesional.

Modernización de procesos mediante nuevas generaciones

Ahora bien, también es importante mencionar que la modernización en la administración pública, especialmente en la contratación, requiere adoptar tecnologías digitales y metodologías ágiles.

Las nuevas generaciones, nativas digitales, pueden desempeñar un papel clave en este proceso, aportando no solo habilidades técnicas, sino también una mentalidad innovadora y orientada a resultados.

Este proceso contempla, por ejemplo, la automatización de procesos como la presentación de ofertas, la evaluación de propuestas y el seguimiento de contratos.

Igualmente, una modernización de la administración pública traerá consigo transparencia y trazabilidad.

Esto se hará mediante nuevas tecnologías que permiten rastrear cada paso del proceso de contratación, mejorando la confianza del público y reduciendo riesgos de irregularidades.

Por último, para que todo esto se haga realidad se necesitarán equipos intergeneracionales que combinen la experiencia de los trabajadores sénior con las competencias digitales de los jóvenes.

Efectos del cambio generacional en las instituciones públicas

El cambio generacional en las organizaciones tiene múltiples efectos. O, mejor dicho, afecta a diversos aspectos de la administración.

Afectan no solo a la estructura laboral, sino también a la cultura organizativa, la eficiencia operativa y la capacidad de las administraciones para adaptarse a un entorno en constante cambio.

El reto está en comprender y gestionar los efectos del cambio generacional. Solo así la administración pública siga cumpliendo su propósito de servicio con calidad y transparencia.

Brecha de habilidades tecnológicas y sus efectos

Como ya hemos mencionado, uno de los retos más significativos del relevo generacional en las instituciones públicas es la brecha de habilidades tecnológicas entre generaciones.

A medida que los trabajadores sénior, con años de experiencia en procesos tradicionales, se jubilan, las instituciones se enfrentan al desafío de reemplazar ese conocimiento acumulado con competencias más orientadas al entorno digital.

Esto trae consigo varios efectos en la administración pública:

Transición desigual: La falta de preparación para utilizar herramientas digitales puede ralentizar los procesos administrativos, especialmente en áreas tan críticas como la contratación pública, donde la digitalización es esencial para mejorar la eficiencia y la trazabilidad.
Riesgo de pérdida de conocimiento: Aunque las generaciones más jóvenes aportan habilidades digitales, pueden carecer de la experiencia necesaria para manejar situaciones complejas, lo que genera un vacío que podría afectar la toma de decisiones.
Dependencia de formación interna: Para cerrar esta brecha, las instituciones deben invertir en programas de formación que capaciten tanto a trabajadores sénior como a las nuevas generaciones, fomentando un entendimiento mutuo de herramientas y procesos.

Diferencias en expectativas y valores laborales

Además de lo anterior, el cambio generacional también pone en evidencia diferencias marcadas en las expectativas y valores laborales entre los trabajadores sénior y las nuevas generaciones.

Estos contrastes pueden afectar la dinámica de equipo, la productividad y la retención del talento. Hablamos de prioridades, valores, propósito e incluso estilo de liderazgo.

Los efectos que pueden traer todo ello son:

Conflictos intergeneracionales: Las diferencias en expectativas pueden generar tensiones dentro de los equipos de trabajo, especialmente en temas como la asignación de tareas y la gestión del tiempo.
Retos en la retención de talento joven: Si las administraciones no adaptan sus prácticas para alinearse con las expectativas de los jóvenes, corren el riesgo de perder a los nuevos talentos a favor del sector privado.

Cómo preparar tu institución ante el cambio generacional

Prepararse para el cambio generacional en la administración pública requiere una estrategia proactiva que combine la capacitación de las personas, la transferencia de conocimientos y la modernización tecnológica.

Veamos algunas acciones clave para que las instituciones públicas puedan adaptarse eficazmente a esta transición.

Capacitación en habilidades digitales

La contratación pública en la era digital exige competencias avanzadas en el manejo de herramientas tecnológicas.

Por ello, es fundamental que tanto las generaciones salientes como las entrantes adquieran las habilidades necesarias para garantizar procesos eficientes y transparentes.

En este sentido, se recomienda:

Programas de formación continua: Ofrecer cursos regulares sobre herramientas específicas de contratación pública, como plataformas de licitación electrónica, sistemas de gestión documental y análisis de datos.
Capacitación personalizada: Adaptar los programas de formación a las necesidades de cada grupo generacional. Por ejemplo, los trabajadores sénior pueden beneficiarse de cursos introductorios, mientras que los empleados más jóvenes pueden profundizar en aspectos avanzados.
Fomentar la alfabetización digital: Implementar iniciativas para que todos los trabajadores, independientemente de su nivel tecnológico inicial, adquieran competencias básicas en tecnologías digitales aplicadas a la contratación.

Mentoría intergeneracional

La mentoría intergeneracional es una gran herramienta para facilitar la transferencia de conocimientos, experiencias y valores entre generaciones.

Este enfoque asegura que el relevo generacional no provoque la pérdida de conocimientos clave en las instituciones públicas.

Lo ideal para implementarla sería:

Crear programas de mentoría estructurados: Asignar mentores sénior a empleados jóvenes para compartir conocimientos técnicos y experiencias del sector público. A su vez, los empleados jóvenes pueden enseñar habilidades digitales a los trabajadores sénior, generando una transferencia de conocimiento bidireccional.
Fomentar una cultura colaborativa: Promover equipos diversos, donde trabajadores de diferentes generaciones trabajen juntos en proyectos estratégicos. Esto fortalece la cohesión y mejora la comunicación intergeneracional.
Documentar el conocimiento: Asegurarse de que las lecciones aprendidas y las mejores prácticas sean registradas y accesibles para futuras generaciones. Esto puede lograrse mediante la creación de repositorios digitales o wikis internas.

Incorporación de tecnología moderna

La modernización en la administración pública no puede lograrse sin una buena inversión en tecnología.

Las herramientas digitales no solo facilitan la contratación pública, sino que también hacen que los procesos sean más transparentes, trazables y eficientes.

Esto debería contemplar:

Automatización de procesos: Implementar soluciones como sistemas de evaluación automatizada de ofertas, análisis de riesgos y seguimiento de contratos para ahorrar tiempo y recursos.
Plataformas colaborativas: Establecer entornos digitales donde los equipos puedan trabajar de manera conjunta y en tiempo real. Estas herramientas son especialmente útiles para la gestión de proyectos de contratación pública.
Uso de inteligencia artificial: Incorporar IA para analizar grandes volúmenes de datos, identificar patrones y optimizar procesos de contratación. Por ejemplo, utilizar algoritmos para evaluar licitaciones y seleccionar la oferta más adecuada.
Ciberseguridad y protección de datos: A medida que se modernizan los procesos, garantizar la seguridad de la información debe ser una prioridad. Adoptar estándares robustos de ciberseguridad protegerá los datos sensibles y garantizará la confianza pública.

Facilitando el cambio generacional utilizando Plyca SaaS

Como estamos viendo, la modernización de la contratación pública es clave para adaptarse al cambio generacional en las administraciones públicas.

Y, en este contexto, herramientas como Plyca SaaS, una solución integral basada en la nube, están transformando la forma en que se gestionan los procesos de contratación.

Veamos cómo promueve la eficiencia, la colaboración y la transición digital.

¿Qué podemos esperar de la modernización de la contratación pública con Plyca SaaS?

Integración de nuevas tecnologías

Plyca SaaS ofrece una digitalización integral que permite a las entidades públicas optimizar cada etapa del ciclo de contratación, desde la planificación hasta la ejecución y evaluación.

Con ello es posible:

Automatización de procesos: Plyca SaaS automatiza tareas complejas, como el registro de contratos y la generación de expedientes electrónicos, reduciendo el riesgo de errores y aumentando la productividad.
Acceso desde cualquier lugar: Al estar alojado en la nube, permite a los equipos acceder a la información en tiempo real desde cualquier ubicación, facilitando el trabajo remoto y la flexibilidad.
Conexión con plataformas externas: Su integración con sistemas como PLACSP y la API Rest asegura la conexión con los principales portales de contratación pública, promoviendo una gestión eficiente y conforme a las normativas.

Fomento de la colaboración intergeneracional

Plyca SaaS facilita un entorno colaborativo que fomenta la interacción entre trabajadores sénior y jóvenes profesionales. Para ello, ofrece:

Entorno colaborativo: La plataforma ofrece un escritorio colaborativo donde los equipos pueden trabajar juntos en tiempo real, compartiendo documentos y avanzando en los expedientes de contratación de manera fluida.
Mentoría en tecnología: Plyca SaaS facilita que las nuevas generaciones, con habilidades digitales avanzadas, puedan enseñar a los trabajadores sénior a manejar la herramienta, fortaleciendo la cohesión y el aprendizaje mutuo.
Visión compartida: A través de informes detallados y cuadros de mando, todos los miembros del equipo pueden alinearse con los objetivos estratégicos de la entidad.

Soporte en la transición digital

Plyca SaaS también acompaña a las administraciones en cada paso de la transición digital, asegurando una implementación sin contratiempos.

Es más, lo hace a través de:

Formación personalizada: Un equipo de consultores proporciona capacitación adaptada a las necesidades de cada entidad, asegurando que todos los trabajadores puedan utilizar la herramienta de manera efectiva.
Interfaz intuitiva: La simplicidad y usabilidad de Plyca SaaS facilitan la adopción de la tecnología, incluso para aquellos con menos experiencia digital.
Soporte técnico continuo: Un equipo de apoyo está disponible para resolver dudas y garantizar que la transición digital sea exitosa y sostenible.

Automatización y digitalización de procesos

La automatización de procesos es una de las principales ventajas de Plyca SaaS. Y esto es así porque permite a las entidades públicas reducir la carga administrativa y centrarse en tareas estratégicas.

De esta manera, la herramienta garantiza:

Gestión de datos en tiempo real: Plyca SaaS genera datos conectados y continuos que permiten una analítica detallada y una toma de decisiones basada en información precisa.
Cumplimiento normativo: Automatiza el seguimiento de los procedimientos según la LCSP 9/2017 y el RDL 3/2020, garantizando la seguridad jurídica en cada fase de la contratación.
Eficiencia en la ejecución de contratos: Desde la preparación hasta la finalización, Plyca SaaS optimiza cada paso, reduciendo tiempos y aumentando la transparencia.

Adaptabilidad y soporte técnico

Por último, la flexibilidad de Plyca SaaS lo convierte en una solución ideal para cualquier entidad pública, independientemente de su tamaño o estructura.

Características como las siguientes lo hacen posible:

Solución modular: Permite personalizar las funcionalidades según las necesidades específicas de cada institución, adaptándose a la singularidad de su operación.
Compatibilidad con normativas internacionales: Plyca SaaS cumple con estándares como ISO 9001 e ISO 27001, lo que garantiza la seguridad y confiabilidad del sistema.
Soporte técnico dedicado: Un equipo experto acompaña a las administraciones durante todo el proceso, asegurando que las entidades saquen el máximo provecho de la herramienta.

Ejemplo práctico de la implementación de Plyca SaaS

Todo lo que acabamos de comentar lo podemos ver reflejado en uno de nuestros últimos casos de éxito, concretamente la experiencia del Ayuntamiento de Valdemorillo.

Este es un ejemplo de cómo Plyca SaaS puede transformar la gestión de la contratación pública.

Para entrar en contexto diremos que Valdemorillo enfrentaba los mismos retos que muchas otras administraciones públicas: procesos de contratación pública complejos, una carga administrativa elevada y dificultades para adaptarse a normativas cambiantes.

Además, la gestión manual y las herramientas insuficientemente adaptadas limitaban la capacidad del Ayuntamiento para ofrecer servicios de calidad y cumplir con los requisitos legales.

Bajo este escenario, la problemática era la siguiente:

Complejidad y lentitud en la gestión de contratos.
Carga administrativa elevada.
Herramientas no adaptadas.

La implementación de Plyca SaaS marcó un cambio estratégico en la operativa del Ayuntamiento.

Tras este cambio consiguieron, entre otras cosas:

Reducir el tiempo necesario para publicar un Sistema Dinámico de Adquisición (SDA) a tan solo 15 minutos, algo que antes era impensable.
Parametrizar expedientes y con ello trabajar más rápidamente, mejorando significativamente la eficiencia.
Cumplir de forma simplificada con las normativas vigentes (LCSP 9/2017 y RDL 3/2020), reduciendo así los riesgos legales y garantizando la seguridad jurídica.
Mejorar la trazabilidad de cada fase del proceso, aumentando la confianza tanto del equipo interno como de los ciudadanos.
Disminuir la incidencia de errores y aliviar la carga administrativa de su equipo.

Conclusiones

Para acabar, queremos hacer hincapié en que el cambio generacional en la administración pública, aunque plantea retos significativos, ofrece una gran oportunidad para modernizar los procesos de contratación pública y fortalecer las instituciones.

Igualmente, la clave para una transición exitosa radica en estrategias como la mentoría intergeneracional, la capacitación continua en habilidades digitales y la adopción de tecnologías modernas.

En este sentido, soluciones como Plyca SaaS ejemplifican cómo las herramientas digitales pueden optimizar la gestión de contratos, reducir la carga administrativa y garantizar el cumplimiento normativo.

Este enfoque no solo fomenta la colaboración entre generaciones, sino que asegura que las administraciones públicas estén mejor preparadas para cumplir con su propósito de servicio de manera eficiente, transparente y alineada con las demandas del entorno actual.

La modernización no es solo una necesidad, sino una oportunidad para transformar las instituciones públicas en organizaciones más dinámicas y adaptadas al futuro.